Frank Hoogeveen (Belastingdienst) en Simret Ghirmai (DUO): ‘Alles valt of staat met goede communicatie’

“Het is een bijzondere ervaring om zo’n groot project van dichtbij mee te maken”, vindt Simret. “In het begin wisten we niet zo goed wat er op ons af zou komen en wat de impact daarvan zou zijn. Voor ons stond de veiligheid voorop, denk aan bereikbaarheid voor hulpdiensten en onze 24-uurs diensten.” Frank: “Dat was best spannend. Onze grootste vraag was: hoe zorgen we ervoor dat onze organisaties goed blijven lopen? Er zit hier een groot callcenter. Die moest hoe dan ook bereikbaar blijven.”

Een goede buur

Regelmatig overleg tussen de ‘buren’ bleek veel te kunnen oplossen. In het begin was het nog even zoeken naar de rollen en verantwoordelijkheden van alle partijen. Omgevingsmanager Bert Kramer van Combinatie Herepoort zat maandelijks aan tafel met de betrokkenen, waaronder met Frank en Simret. “Hij legde de plannen voor de komende tijd uit. Wanneer wij opmerkingen hadden, zocht hij een oplossing”, vertelt Frank. “Zo lag er op een gegeven moment een tekening voor een tijdelijke route voor vrachtverkeer naar ons gebouw. Wij zagen meteen: zo kunnen de vrachtwagens de draai niet maken. Het plan is toen aangepast.” Gaandeweg liep het contact steeds beter. Frank: “Ik zag een keer dat er hekken langs de weg waren omgewaaid. Toen heb ik snel een appje gestuurd. In no time stond er toen een club klaar om alles weer recht te zetten.”

Dansende koffiebeker

Soms konden Frank en Simret de aannemer zelfs de helpende hand bieden: “In het begin van de coronatijd was het hier zó rustig, dat wij hebben voorgesteld het fietspad in gebruik te nemen voor al het verkeer naar ons gebouw toe. Combinatie Herepoort zorgde voor verkeersregelaars om het veilig te houden. Op deze manier hoefde er geen tijdelijke weg aangelegd te worden en was het intrillen van de damwanden een week eerder klaar. Iedereen blij!” Want ja, dat intrillen van de damwanden… “Dat was zichtbaar aanwezig in de eerste periode”, vindt Simret. “Nou, zeker, er zijn momenten geweest dat mijn koffiebeker over het bureau danste!”, blikt Frank terug. “Maar goed, we waren erop voorbereid en je weet dat er ook weer een einde aan komt. En door de coronamaatregelen waren er tijdens de tweede fase van het intrillen minder mensen op kantoor.”

Lof voor de communicatie

Alles valt of staat met goede communicatie, vinden beiden. “Daarover zijn we echt vol lof. We krijgen wekelijks informatie over actuele werkzaamheden, heel duidelijk, met veel plaatjes. Zo weten we precies wat, waar en wanneer te gebeuren staat. Wij verspreiden die informatie binnen onze organisaties en krijgen daar positieve reacties op.” Ook over de inzet van stewards zijn Frank en Simret te spreken. “Zij vormen ons aanspreekpunt, kwamen regelmatig langs voor overleg en zorgen zo nodig voor oplossingen, heel fijn. Toen de toegangsweg tijdelijk dicht was, liep alles hierdoor heel goed."

Volg de gele borden

Voor bezoekers blijft het soms nog lastig om de weg naar de Kempkensberg te vinden. “Dat snap ik wel als je hier niet bekend bent. De routeplanner biedt op dit moment natuurlijk geen uitkomst; de gele borden volgen wel”, aldus Frank. “Gelukkig is er al veel werk voor ons gebouw afgerond en is de grootste overlast voorbij”, vult Simret aan. “Straks hebben we allemaal, zeker ook onze gebruikers en bezoekers, plezier van de verbeterde doorstroming op de zuidelijke ringweg!”

Headerfoto: Jeroen van Kooten